Möchten Sie, dass Benutzer nur auf bestimmte Ordner Zugriff haben, müssen Benutzergruppen eingerichtet werden. Diese Benutzergruppen können dann einzelnen Ordnern zugewiesen werden. Auf Ordner, die keiner Gruppe angehören, können alle Benutzer zugreifen. Ordner, die einer Gruppe angehören werden nur für Benutzer dieser Gruppe angezeigt. Mehrfach-Zuordnungen sind möglich.

Um die Gruppen zu verwalten, öffnen Sie „Administration / Benutzerprofile“ aus dem Menü „Voreinstellungen“.

In diesem Feld können Benutzer einer oder mehreren Gruppen zugewiesen werden. Der Benutzer hat anschließend Zugriff auf alle Ordner dieser Gruppe. Der zu Beginn angelegte Benutzer hat Administrator-Rechte und gehört automatisch zu „Alle Gruppen“. Dies können Sie aber nach Ihren Bedürfnissen ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auswählen“ neben der Liste mit den Benutzergruppen des Benutzers im Fenster „Benutzerprofile verwalten“. Sie können den Benutzer einer oder allen bereits existierenden Gruppen zuweisen.

• Wählen Sie die gewünschte Gruppe in der linken Liste aus.
• Die Pfeil-Schaltflächen in der Mitte des Fensters werden aktiv.
• Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um den Benutzer der ausgewählten Gruppe zuzuweisen.

Diese Gruppe wird in die Liste „Benutzergruppen“ verschoben. Dort werden alle Gruppen angezeigt, denen der Benutzer angehört.

Wählen Sie in der Liste „Benutzergruppen“ die entsprechende Gruppe aus und Klicken auf den Pfeil nach links. Hierdurch wird der Benutzer von der ausgewählten Gruppe entfernt.

Sie können eine neue Gruppe anlegen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu“ im Fenster „Gruppenverwaltung“ klicken. Geben Sie anschließend einen Namen für die Gruppe an. Alle Gruppen, denen ein Benutzer angehört, werden in der Liste „Benutzergruppen“ des Fensters „Benutzerprofile verwalten“ angezeigt. Sie können die neu erstellte Gruppe ebenfalls dem Benutzer zuweisen.

Mit der Schaltfläche „Löschen“ können Sie im Fenster „Gruppenverwaltung“ die ausgewählte Gruppe löschen. Beachten Sie hierbei, dass die Gruppe von allen Benutzern und allen Ordnern entfernt wird.

Auf Ordner im Bildarchiv, die keiner Gruppe zugeordnet sind, können alle Benutzer zugreifen. Bei Ordnern, die einer Gruppe zugeordnet sind, ist der Zugriff auf die Benutzer dieser Gruppe beschränkt. Sie können einem Ordner auch mehrere Gruppen zuweisen.